İstəsəniz də, istəməsəniz də, kömək və kömək istəmədən heç bir fəaliyyət mümkün deyil. İstər kiçik, istərsə də böyük bir şirkətdə işləsəniz, digər təşkilatların bir çox rəhbərləri və işçiləri, həmkarlarınız və ya işəgötürənləriniz, tərəfdaşlarınız və müştərilərinizlə qarşılıqlı əlaqədə olmaq məcburiyyətindəsiniz. Eyni zamanda, siz tez-tez e-poçtdan istifadə edərək işgüzar və şəxsi yazışmalar aparırsınız.
Təbii ki, sorğu məktubu yalnız bunun üçün üzrlü səbəb olduqda yazılır: məlumat, sənədlər, maddi yardım, istənilən hərəkətə ehtiyac olduqda. Buna görə də onun mətni uyğun olmalıdır. O, problemin mahiyyətini və onun həlli yollarını, arzu və ya tələbi aydın şəkildə çatdırmalıdır. Bu cür məktublarda emosiyaların sıçraması yolverilməzdir, işgüzar yazışmaları demirəm, ən yaxın adam oxusa belə, təmkinli olmalıdır. Gülməli olsa da, zamanında etiket qaydalarını öyrənməyən müxbirlərin çoxu bu səhvə yol verir və mətnlərdə belə yazır: “Ağır! tələb edirik! Ciddi şəkildə! Buna görə də, tez-tez belə bir həddindən artıq emosional sorğu məktubu gözlənilən reaksiyanı almır, lakinsadəcə onu alan şəxs tərəfindən nəzərə alınmadı.
Bunun baş verməməsi üçün yazmağa başlamazdan əvvəl əsas suallar verin: “Bu nə üçündür?”, “Hansı nəticə əldə etmək lazımdır?” Bundan sonra əsas ifadəni formalaşdırmaq daha asan olacaq, məsələn: "Sizdən layihəni maliyyələşdirməyi xahiş edirəm …", "Mən sizin iştirakınıza ümid edirəm …" Bir sorğu məktubunda bir neçə ərizə və ya təklif ola bilər. bir dəfə, daha sonra müvafiq sözlər daxil edilir, məsələn: ümid edirik…”, “Bununla yanaşı…”, “Eyni zamanda, biz yardım istəyirik…”.
Heç bir halda elementar nəzakət qaydalarını laqeyd edə bilməzsiniz, ona görə də bunun şəxsi və ya işgüzar məktub olmasından asılı olmayaraq, sorğu düzgün şəkildə bildirilməlidir. Və onun alanını nə qədər bəyənirsən, bəyənmirsən də, yadda saxla ki, qələmlə (klaviaturada) yazılanları b alta ilə kəsmək olmaz. Bundan əlavə, istənilən mesajı təkcə ünvana deyil, həm də həmkarları, qohumları, dostları oxuya bilər. Özünüzü və başqalarını niyə utandırırsınız?
İşgüzar yazışmalarda olduğu kimi etiket qaydalarında da həmsöhbətlə salamlaşmağı bacarmaq çox vacibdir. Hətta tövlədə satıcı işləsək də, kimisə yataqxananın bu vacib elementi olmadan, xüsusən də kömək üçün kiməsə müraciət etmək yolverilməzdir. Buna görə də, hər bir xahiş məktubu qısa və hörmətli salamla başlamalı və yaxşı bir arzu və nəzakətli bir vida ilə bitməlidir, oxuduqdan sonra:ünvan sahibi sizi şəxsən tanımasa belə başa düşəcək ki, o, isterik bir insanla deyil, özünü idarə edən bir insanla məşğuldur.
Gəlin qısaca təsəvvür edək ki, sorğu məktubu struktur olaraq necə görünməlidir? Nümunə: salamlaşma, vəziyyətin qısa təsviri, sualın və ərizənin mahiyyəti, kömək ümidinin ifadəsi, nəzakətlə vidalaşma.
Həyatımızda hər gün öz hərəkətləriniz və hərəkətlərinizlə könüllü və ya bilməyərəkdən özünüzə reputasiya yaradırsınız. Yazdığınız məktublar bu həyat prosesinin çox vacib hissəsidir.
