İclasın protokolu bu tədbirin bütün mühüm qərarlarını əks etdirən sənəddir. Onun həm məna, həm də icra baxımından düzgün tərtib edilməməsi onun iclas iştirakçılarının mübahisəsinə səbəb ola bilər. Bundan əlavə, istehsalat yığıncağının protokollarında təhrif olunmuş məlumatlar olarsa, yanlış idarəetmə qərarları qəbul etmək potensial təhlükəsi var. Sadə tövsiyələr toplusu onu düzgün təşkil etməyə kömək edəcək.
Bu sənədin mətni adətən iki hissədən ibarətdir: giriş və əsas. İclasın protokoluna (onun birinci yarısı) tədbirin əsas parametrlərinin təsviri daxildir: vəzifələr, tam adı. üzvləri, sədr və katib. İştirak edənlərdən birinin xüsusi statusu olduqda (dəvət olunmuş, ekspert, müşahidəçi və s.) bu da sənəddə qeyd olunur. Əgər iclasda çoxlu insan iştirak edibsə, o zaman iclasın protokolunda onlar haqqında məlumatlar ola bilərsənədin ayrılmaz əlavəsi olan ayrıca vərəq. Giriş bölməsi baxılan məsələlərin siyahısını ehtiva edən gündəliklə başa çatır. Onların əhəmiyyətinə görə düzülməsi arzu edilir, lakin suallar siyahısındakı yerə təsir edən başqa amillər də ola bilər. Məsələn, gündəliyin strukturu onun məsələlərinin bir hissəsinin məntiqi əlaqəsindən və ya tədbirdə iştirak edən şəxslərin məşğulluğundan asılı ola bilər. Sənədin özü təşkilatın (onun bölməsinin) blankında tərtib olunur, görüşün nə vaxt keçirildiyi göstərilməlidir.
Əsas hissədəki iclasın protokolu giriş hissəsinə uyğun olmalıdır. Xüsusilə, onun maddələri gündəlikdəki kimi ardıcıllıqla getməlidir. Gündəliyin hər bir məsələsi üzrə məlumatları qeyd edən mətnin qurulması alqoritmi belədir: “dinləndi”, “danışdı”, “qərar verdi”. Protokolun bu hissəsini yazarkən əsas qayda ondan ibarətdir ki, o, bir növ stenoqrama çevrilməməlidir.
Xüsusən də “dinləndim” yarımbəndində məsələ ilə bağlı əsas məruzəçinin kim olduğu, çıxışının sonunda nə təklif etdiyi təsvir olunur. Çıxış edənlərin sözlərinə görə, kimin nə təklif etdiyi də göstərilir. Qərar iclas iştirakçılarının əksəriyyətinin yekun mövqeyini müəyyənləşdirir. Əgər səsvermə yolu ilə qəbul edilibsə, o zaman neçə nəfərin lehinə, neçə nəfərin əleyhinə olduğu, habelə bitərəflərin sayı göstərilir. Müzakirə olunan məsələlərin əhəmiyyətindən asılı olaraq tam adı sadalana bilər. bu və ya digər mövqe tutmuş insanlar.
İclasın protokolu katib tərəfindən tərtib edilir, sənədin özü icraçı və iclasa sədrlik edən şəxs tərəfindən imzalanır. Onun tərtibi üçün məlumat mənbəyi əl ilə yazılmış qaralamalar, səs yazıcısından istifadə edərək yazılmış yazılar, stenoqramlardır. İclasda müəyyən edilmiş məsələlərin həlli üçün iclasda iştirak etməyən yuxarı vəzifəli şəxsin səlahiyyəti tələb olunduqda, qərarların bu rəhbərin təsdiqi əlavə olaraq təmin edilə bilər. İmzalanmış və qeydə alınmış protokol sualların yalnız bir hissəsini əhatə edən vəzifəli şəxslərə tək sənəd və ya çıxarış kimi göndərilə bilər.
