Protokol sözü hər kəsin ağzındadır. Ofis işçiləri bunu mütəmadi olaraq iclaslar zamanı eşidir, polis əməkdaşları bundan öz peşə fəaliyyətlərində istifadə edir, dövlət başçıları və diplomatlar isə onun diktə etdiyi qaydalara əməl etməyə məcbur olurlar. Protokol nədir? Aşağıda öyrənəcəyik.
Protokolun mənası
Bir çox başqa terminlər kimi bu sözün də bir neçə mənası var. Hamısı istənilən konsepsiyanın tətbiq olunduğu fəaliyyət sahəsindən asılıdır. Beləliklə, protokol haqqında danışmağın adət olduğu ən ümumi vəziyyətlərə baxaq.
Söhbət biznes mühitindən gedirsə, protokol baş verən hadisəni (iclas, görüş, idarə heyəti və s.) təsvir edən sənəddir.
Yuxarıda da tez-tez oxşar sənəd tərtib edən polis haqqında qeyd etdik. Bu halda cinayət və ya cinayət faktının müəyyən edilməsi nəzərdə tutulur.
Beynəlxalq formatda protokol dövlət rəsmiləri, eləcə də diplomatik xadimlər arasında rəsmi görüşlər zamanı riayət edilməli olan qaydalar toplusudur. Məsələn, başçıların iclaslarının protokolu vardövlətlər və ya prezidentə səfər etmək.
Lakin bu məqalədə biz biznes protokolları anlayışına diqqət yetirəcəyik.
Görüş protokolları
İşgüzar görüşlər biznes mühitində bütün proseslərin tərkib hissəsidir. Onlar təyin olunmuş vaxt nəzərə alınmaqla və yalnız ofisdə rəsmi şəkildə baş tuta bilər. Qeyri-rəsmi iş tarixləri də çox məşhurdur. İkinci halda, söhbətin protokol təsdiqi olmadan edə bilərsiniz. Əgər görüş rəsmidirsə, o zaman bütün qaydalara uyğun olaraq yazılı şəkildə olmalıdır.
Protokollar katib və ya belə səlahiyyətə malik olan digər şəxs tərəfindən aparılır. Söhbətin axını ilə ayaqlaşmaq üçün görüşdə müzakirə olunacaq məsələlərin təxmini siyahısını müəyyənləşdirməyə çalışın. Təfərrüatları qaçırmamaq üçün səs yazıcısının olması da faydalı olardı, çünki protokol biznes hadisəsinin çox ətraflı təsviridir.
İştirak edənlərin və olmayanların adları qeyd edilməlidir. Özünüz üçün müəyyən sözlərin müəllifliyini səhvsiz göstərmək üçün görüşə gələn hər kəsin yeri ilə bağlı qeydlər edə bilərsiniz.
Hər iclasın əvvəlində suallara baxılma ardıcıllığı müəyyən edilir, onu sözlü yazmağınızdan əmin olun.
İclasda səsvermə olubsa, onun nəticələrini göstərin (neçə nəfər “lehinə”, neçə nəfər “əleyhinə” səs verib). İclasda iştirak edənlərin sayı az olduğu halda, səs verənlərin hamısının ad və soyadlarını qeyd etmək imkanınız var.
Gecikməprotokolu arxa plana keçirin, çünki bu müddət ərzində siz görüşün təfərrüatlarını unuda bilərsiniz.
Danışıqların protokolları
Danışıqlar adi işgüzar görüşdən onunla fərqlənir ki, onlar adətən hər iki tərəf üçün böyük rol oynayan bir və ya bir neçə məsələni müzakirə edirlər. Bu halda protokol söhbətin bütün nüanslarını və tərəflərin tələblərini qeyd etmək imkanıdır. Baxılan məsələ həmişə ilk danışıqlardan dərhal sonra həll olunmur, ona görə də direktorlara və ya digər işçilərə görüş haqqında vaxt və tam məlumat lazımdır.
Danışıqların protokolu istənilən işgüzar sənədlə eyni prinsipə uyğun tərtib edilir.
Təsvir olunan hadisənin tarixini, sənədin nömrəsini və başlığın tam versiyasını göstərmək lazımdır. Bunun ardınca mütləq iştirak edənlərin siyahısını və müzakirə ediləcək əsas məsələləri göstərən giriş verilir.
Əsas hissədə məlumat adətən üç hissəyə bölünür: “Dinləndim”, “Danışıldım”, “Qərar verdim”. Protokolun tam versiyasında bütün çıxış edənlərin sözlərindən sitat gətirilir. Bəzi hallarda protokoldan çıxarış da verilir, onun müəyyən hissəsi təkrarlanır.
