Sənədlərin idarə edilməsi ofis işində vacib bir keçiddir

2024 Müəllif: Henry Conors | [email protected]. Son dəyişdirildi: 2024-02-12 03:54

İş prosesi dedikdə, imzalanmış həllərin arxiv saxlanmasına alındığı andan müəssisə və ya qurum daxilində təbliği qaydaları başa düşülür. Bu konsepsiyanın əsasını sənədin qəbulu, baxılması, icra hakimiyyəti orqanlarına təhvil verilməsi, icrası, sertifikatlaşdırılması, icrası, saxlanması üzrə təşkilati tədbirlər təşkil edir.

Bu, sənədin bu nümunələr vasitəsilə hərəkət sürəti ilə yanaşı hərəkət nümunələrini nəzərə alan prosesdir. Sənəd axını hər bir fərdi qərarın sənədləşdirilməsi, yeni qəbul edilmiş sənədlərin saxlanması ilə inzibati aparatın informasiya fəaliyyəti ilə əlaqələndirilməli olan prosesdir.

Bir çox inzibati aparatların fəaliyyətində çoxlu sayda çatışmazlıqlar məhz sənədlərin hərəkətinin zəif təşkili ilə bağlıdır. Məsələn, idarəetmə qərarı sənədinin dövriyyəsi prosesinə üç məcburi komponent daxil edilməlidir:

• qəbul edilən qərar üçün məlumat dəstəyi (buraya etibarlı məlumat,qərarın düzgünlüyünü təsdiq edən);
• qərarın özünün sənədləşdirilməsi (tənzimləyici sənəd);
• yerinə yetirilməsinə nəzarət (buraya təklif olunan işin təşkili, tapşırığın yerinə yetirilməsi üsulları, şərtlərə və son tarixlərə uyğunluq daxildir).

Yuxarıdakı nümunədən göründüyü kimi, iş prosesi inzibati qərarın veriləcəyi məlumatların toplanmasıdır; qərarın özünün hazırlanması, o cümlədən redaktə, koordinasiya, təsdiqə qədər tərtib edilməsi. Yuxarıda göstərilən bütün mərhələlər sənədin yalnız müəssisənin struktur bölmələri arasında deyil, həm də icraçılar arasında, texniki işçilərdən, mütəxəssislərdən tutmuş rəhbərlərə qədər hərəkətini tələb edir. Bu misaldan gələn nəticə belədir: sənədin hərəkət sürəti nə qədər yüksək olarsa, onun hər bir konkret mərhələdə icra keyfiyyəti nə qədər yüksək olarsa, bütövlükdə müəssisənin idarə olunması prosesi bir o qədər yaxşı olar.

Termin özü ədəbiyyatda hələ 1920-ci illərdə peyda olub. Sonra hesab olunurdu ki, iş axını bütövlükdə dövlət aparatının rasional qurulmasına, müxtəlif icraçılar və xidmətlər arasında vəzifələrin bölüşdürülməsinə yönəlmiş işin təşkilidir. 1931-ci ildə İdarəetmə Texnologiyaları İnstitutu ofis işinin təşkilinin vahid prinsiplərini tənzimləmək üçün ilk cəhd etdi. Sənədlərin qəbulu və təhvil verilməsi, icra qaydaları və imzalanmasının tənzimlənməsi qaydaları müəyyən edilmişdir. İqtisadi inkişafın aşağıdakı mərhələləri kimi bir konsepsiyanın qanunvericiliklə tənzimlənməsini aldıofis işi, burada əsas diqqət fərdi texniki əməliyyatlara yönəldilmişdir. Sənəd idarəetmə proqramı bu qanunvericilik aktlarında qeyd edilməmişdir, baxmayaraq ki, əslində hamısı sənədlərin hərəkətinin təşkili ilə bağlıdır. 1974-cü ildən başlayaraq, hələ də qüvvədə olan bütün sənəd idarəetmə prosesini tənzimləyən əsas sənəd imzalandı.

Bu qanunvericilik sənədi "Vahid Dövlət Qeydlərinin İdarə Edilməsi Sistemi" (USSD) adlanır, onun bəndləri sənədlərin hərəkətinin təşkilinə, onların işlənməsinin texnoloji üsullarına və tətbiqi qaydalarına həsr olunub. Bu kolleksiya əsas qaydanı formalaşdırır: “Sənəd axını minimum vaxt və əmək xərcləri daxil olmaqla, sənədin ən qısa yol üzrə operativ hərəkətidir”. Yalnız təsdiq edilmiş qaydanı praktikada tətbiq etməklə ölkə əhalisinin güzəranının yaxşılaşdırılmasına, dövlətin iqtisadiyyatının yüksəldilməsinə ümid etmək olar.

Bu məqsədlərə nail olmaq üçün ağıllı, nizam-intizamlı, məsuliyyətli rəhbərlər lazımdır ki, onlar üçün USSD-yə əsaslanan iş axınının tətbiqi şərəf və vicdan məsələsi olacaq.